FAQ
Gelet op enkele hardnekkige onwaarheden die de ronde doen over cv Diplad en DPA, worden hier enkele feiten op een rijtje gezet.
Wat is Diplad?
De algemene vergadering van de Orde van Vlaamse Balies besliste op 26 maart 2014 om de IT-diensten van de Orde van Vlaamse Balies onder te brengen in een aparte structuur. Op 19 december 2014 werd Diplad cv opgericht door de, toen 14, Vlaamse balies en de Orde van Vlaamse Balies. Diplad is een coöperatieve vennootschap. Alle Nederlandstalige Ordes van Advocaten en de Orde van Vlaamse Balies zijn vennoot van de cv. Het bestuur van de Diplad wordt waargenomen door zes bestuurders, twee benoemd door de balies, twee door de OVB en twee onafhankelijken. De algemene vergadering van Diplad bestaat uit de stafhouders van de balies en de voorzitter van de Orde van Vlaamse Balies. De fondsen van Diplad zijn afkomstig van achtergestelde leningen van de balies en leningen bij ING.
Met intensieve en ambitieuze projecten wil Diplad de advocatuur - en bij uitbreiding justitie - begeleiden naar de digitale toekomst. Zij ontwikkelt hiervoor het Digitaal Platform voor de Advocatuur (DPA).
Diplad streeft ernaar IT-diensten aan te bieden die de toegevoegde waarde van IT aantoonbaar verhogen en een duurzaam voordeel opleveren voor de advocaat. Deze ambities wil Diplad realiseren door het aanbod van IT-diensten te coördineren en de vragen vanuit de advocatuur optimaal te begrijpen en te bundelen.
"Diplad wil een leidende rol spelen in de verdere digitalisering van het beroep van advocaat"
Snel en efficiënt gegevens opvragen, versturen en verwerken
Moderne communicatie en gegevensuitwisseling tussen justitie en advocatuur is noodzakelijk. Daarbij staat het Digitaal Platform voor de Advocaat (DPA) centraal. Via dat platform zal de advocaat op een beveiligde manier toegang krijgen tot verschillende online diensten. Zo kan hij sneller en efficiënter gegevens opvragen, versturen en verwerken.
Elektronische procesvoering
Diplad streeft naar een volledig elektronische procesvoering, via het DPA. Het DPA biedt een digitale toegang tot alle rechtbanken en hoven die elektronische procesvoering ondersteunen, ongeacht de aldaar gebruikte technologie.
IT-ondersteuning voor Vlaamse advocatuur
Diplad volgt de IT-noden op van de Orde van Vlaamse Balies, de Nederlandstalige balies en de meer dan 10.500 Vlaamse advocaten.
Hoe verhoudt Diplad zich tot derden?
De Orde van Vlaamse Balies
De Orde van Vlaamse Balies vertrouwt de uitvoering van IT-projecten toe aan Diplad. Elke drie jaar wordt er een raamovereenkomst opgesteld tussen Diplad en de Orde van Vlaamse Balies. De Orde staat in voor het bepalen van de prioriteiten van de projecten en de goedkeuring van de budgetten.
Informatisering is één van de kerndoelstellingen in het beleid van de Orde van Vlaamse Balies. Ze is gebaseerd op:
- Administratieve vereenvoudiging
- Wettelijk en veilig
- Schaalbaar en robuust
- Verregaande integratie met justitie en andere overheidsbronnen
- Integratie met advocatensoftwarepakketten
- Geïntegreerde portaalsite
Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn het ‘only once’-principe (cfr. Wet van 5 mei 2014) en het ‘via una’-principe (waar alle handelingen via één weg kunnen geschieden).
Ordre des barreaux francophones et germanophone
Eind 2017 werd een protocolovereenkomst gesloten die de feitelijke samenwerking tussen de Orde van Vlaamse Balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone. Zij verbinden zich daarmee om enerzijds gemeenschappelijk IT-projecten te ontwikkelen die toegang verschaffen tot de diensten die FOD Justitie ontwikkelt en anderzijds zelf diensten te ontwikkelen, in overeenkomst met Justitie.
Justitie
Op 22 juni 2016 sloot Justitie samen met verschillende juridische beroepen, waaronder de advocatuur, een protocol. Samen gaan ze voor een langdurige en constructieve aanpak op het vlak van uitwisseling van informatie en ervaring, om zo de transitie naar een digitale justitie mogelijk te maken.
Met dat protocol worden duidelijke afspraken gemaakt over digitale uitwisseling van informatie via centrale platformen. Voor de advocatuur zijn de OVB en Avocats.be de partners van justitie voor de verdere informatisering van o.m. de collectieve schuldenregeling en de pro-Deowerking (BJB).
“Omdat alle ondertekenaars een belangrijke groep gebruikers vertegenwoordigen aan wie zij een eigen aangepast centraal informaticaplatform aanbieden, is het voor elk van hen en de gebruikers die zij vertegenwoordigen, van groot belang dat alle digitale informatie-uitwisseling over die respectievelijk centrale platformen geschiedt. Elke ondertekenaar zal dan ook via een elektronisch aanspreekbare authentieke bron of een evenwaardig systeem instaan voor de identificatie van de gebruikers die hij vertegenwoordigt. Bovendien wordt er maximaal naar gestreefd om alle elektronische informatie-uitwisseling over elkaars centraal informaticaplatform te laten verlopen. Dit laatste neemt niet weg dat omwille van technische redenen in een tijdelijke fase en mits de nodige veiligheidsgaranties tussentijdse oplossingen worden gebruikt om toe te laten dat gebruikers zo snel als mogelijk de voordelen kunnen genieten van reeds tot stand gebrachte applicaties of databanken.”
Wat is DPA?
Voor de ontwikkeling van nationale IT-projecten werken de Orde van Vlaamse Balies, met IT-dochteronderneming Diplad, en de Ordre des barreaux francophones et germanophone via een gemeenschappelijke structuur. Alle gemeenschappelijke projecten vallen onder de noemer DPA en worden dan ook beheerd door die gemeenschappelijke structuur. DPA staat voor het Digital Platform for Attorneys en wil een centraal platform zijn waarlangs de advocaat op een veilige manier toegang heeft tot allerlei applicaties, waaronder DPA-deposit. DPA neemt de complexiteit over van rechtstreeks connecties en dient zo, ongeacht de gebruikte technologie aan ontvangerszijde, als doorgeefluik.
Het DPA baseert zich op de actuele digitale tableaus van advocaten (Common Address Book of CAB), die de authentieke bron is van alle advocaten. Die dienst garandeert dat een advocaat effectief advocaat is en niet geschorst of geschrapt is.
Het DPA fungeert ook als centrale component tot andere bronnen en of beroepsorganisaties. Zo is het de bedoeling beveiligde communicatie uit te werken (in verbetering van de mail) tussen notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten onderling, naar cliënten van advocaten ed.
Hoe worden gegevens verwerkt door DPA?
Er werden met alle leveranciers overeenkomsten gesloten (raamovereenkomsten, uitvoeringsovereenkomsten, SLA’s etc.). De leveranciers hebben zich geëngageerd om GDPR-compliant te werken. Voor het DPA is de hoofdleverancier een solide firma met een zeer goede reputatie rond ontwikkeling van IT voor de overheid o.m. in de juridische sector.
Op het platform worden verschillende applicaties aangeboden, onder andere DPA-Box en DPA-Deposit.
DPA-Box is een beveiligde digitale kluis waar een advocaat berichten en documenten kan opslaan. Enkel de advocaat en diegenen die een mandaat van hem kregen (bv andere advocaten op hetzelfde kantoor of medewerkers op dat kantoor) hebben toegang tot deze kluis. Uiteraard zijn de DPA-boxen van de advocaten enkel toegankelijk via sterke authenticatie door de advocaat of zijn/haar gemandateerde. Er is dus geen enkele mogelijkheid om de aldus opgeslagen informatie te gebruiken voor andere doeleinden; dit zou wettelijk trouwens niet toegelaten zijn.
De applicatie DPA-Deposit laat toe om documenten die zich in de DPA-box bevinden elektronisch neer te leggen bij hoven en rechtbanken, en fungeert als een doorgeefluik aan de systemen van Justitie. De applicatie laat aan de advocaat ook toe zijn documenten naar behoefte van het dossier meteen door te sturen naar een andere betrokken advocaat, naar gerechtsexperten of naar zijn cliënten.
De applicatie DPA-deposit houdt de documenten die het voorwerp van een neerlegging vormen niet separaat bij, er wordt met andere woorden geen databank van neergelegde documenten gecreëerd. Er bestaat ook geen mogelijkheid om zo’n databank op te zetten.
Waarom moeten advocaten daarvoor betalen?
Het DPA hanteert als business model een systeem van renumeratie voor prestaties (de gebruiker betaalt), die de verdere ontwikkelings- en onderhoudskosten van het DPA zal kunnen dragen.
Het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit over de aanpassing van het KB van 16 juni 2016
De Gegevensbeschermingsautoriteit schoof in haar advies van 5 september 2018 enkele aandachtspunten naar voren. Ze adviseert bijvoorbeeld:
- Aanpassing van de teksten van het KB en MB
- Een overeenkomst wat betreft de verwerking van gegevens tussen de Ordes en Justitie
- Het niet opslaan van gevoelige gegevens in de DPA-deposit applicatie, met als finaliteit die informatie louter door te sturen naar gegevensdatabanken van Justitie
- Een DPIA van de systemen van Justitie.
Zowel Justitie als de Ordes zullen met die gevraagde verfijningen rekening houden. Beide overleggen op dit moment hoe het beste tegemoet gekomen kan worden aan de adviezen van de GBA.
Verder merkte de GBA in haar advies wel op dat E-deposit geen gedegen controle doet van de authenticiteit van de neerleggende partij. Door aan te melden met de advocatenkaart wordt aan dat probleem alvast verholpen bij DPA-deposit.
