Directiemedewerker (m/v/x)

Ter ondersteuning van de directeur van Diplad en het directieteam DPA.

1. Algemeen

Diplad/DPA is in het kader van de verdere uitbouw van het operationele beleid op zoek naar een directiemedewerker voor 

  • het ondersteunen van de directeur en het directieteam bij het realiseren van de strategische doelstellingen en 
  • het faciliteren van de dagdagelijkse taken van het directieteam.

2. Taken

Administratie

  • Samen met de directeur instaan voor de dagelijkse leiding: plannen, organiseren, opvolgen en voortgang van het algemeen beleid bewaken.
  • Administratieve werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk organiseren en afspraken hierover vastleggen, in overleg met de directeur en het directiecomité.
  • Regelmatig evalueren van de werkingsprocessen van de organisatie en indien nodig deze werkingsprocessen bijsturen.
  • Opstellen en voorbereiden van de agenda’s van de strategische vergaderingen (stuurgroepen, raad van bestuur, algemene vergadering) i.s.m. de directeur en/of voorzitter van de vergadering, bijwonen en verslaggeving van de vergaderingen.
  • Opvolgen van beslissingen van de vergaderingen en zorgen dat actiepunten worden uitgevoerd. 
  • Terugkoppelen naar de medewerkers betreffende besprekingen en beslissingen van de vergaderingen.
  • Instaan voor alle andere praktische opdrachten.
  • Administratieve opvolging GDPR-aangelegenheden, in overleg met de directeur en de Date Protection Officer.

Financiële taken 

  • Ondersteuning bij opstellen jaarlijks budget en 6-maandelijkse budgetcontrole, in overleg met het directiecomité.
  • Opvolging cashplanning, in overleg met de boekhouding. 
  • Controle van de facturen.
  • Budget- en interne controle.
  • Bekijken, in overleg met de directie, hoe een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie kan bevorderd worden.

HR- Administratie loonverwerking.

  • Personeelsbudget voorbereiden en opstellen in samenwerking met directeur en sociaal secretariaat.
  • Jaarlijks opmaken van een personeelsbehoeftenplan, op basis van budget en projectprioriteiten, in overleg met het directiecomité.
  • Voorbereiden werving en selectie binnen het kader van het goedgekeurde budget en projecten.
  • De medewerkers ondersteunen in hun loopbaanontwikkeling (o.a. vorming…).
  • Evaluatie- en functioneringsbeleid opvolgen.
  • Alle juridische en administratieve aspecten rond verloning opvolgen i.s.m. sociaal secretariaat, eventueel in overleg met jurist.
  • Aandacht hebben voor veiligheid en welzijn op het werk.

3. Profiel

  • Je beschikt over een master diploma of je hebt ervaring in een gelijkaardige functie
  • Je bent administratief onderlegd
  •  Je hebt een doorgedreven kennis van Microsoft Office toepassingen en hebt een affiniteit met IT
  • Je bent organisatorisch sterk en gemotiveerd, werkt precies en bent stressbestendig
  • Je bent gericht op het team maar je kan evengoed autonoom werken
  • Je hebt verantwoordelijkheidszin en je waakt streng over de kwaliteit van je werk
  • Je bent flexibel en communicatief
  • Je bent Nederlandtalig met werkkennis van het Frans

4. Aanbod

  • Een jong IT-bedrijf in volle groei en ontwikkeling, met een ambitieus plan voor de vernieuwing en de verdere uitbouw van de digitalisering van het beroep advocaat.
  • Doorgroeimogelijkheden 
  • Een marktconform salaris in overeenstemming met je ervaring.
  • Een reeks extralegale voordelen: maaltijdcheques, vergoeding woon-werkverkeer, bijkomende vakantiedagen, hospitalisatie- en groepsverzekering.
  • Een job in het centrum van Brussel, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.